AddComm

BLOG

Zo verbeter je jouw storneringsproces

share

Als consument heb je maar liefst 56 dagen om geld terug te laten boeken. Voor jou als controller betekent dat 56 dagen afwachten wat er gebeurt. Dat zijn 56 dagen waarbij de rekening wel betaald is, maar nog niet definitief. En als de consument zijn geld binnen 56 dagen terug laat boeken? Dan heeft dat negatieve invloed op belangrijke KPI’s van jouw organisaties. Immers, geen betalingen, geen cashflow. En geen cashflow…. Afijn, het spreekt voor zich.

Oorzaken waardoor een incasso storneert

Het totaalpercentage geslaagde incasso’s moet dus zo hoog mogelijk zijn. Het storneringsproces speelt hierin een belangrijke rol. Want tijdens dit proces probeer je van een mislukte incasso een geslaagde incasso te maken. Maar om het storneringsproces te verbeteren, moet je eerst inzicht hebben in de oorzaken van een gestorneerde incasso. De belangrijkste oorzaken zijn:

  1. De consument heeft te weinig geld op zijn rekening staan. Het kan iedereen overkomen. Een onverwachte uitgave. Of vergeten geld over te maken van een spaarrekening naar de betaalrekening. En als er dan een automatische incasso komt, is het gevolg dat je te weinig geld op de rekening hebt staan. De bank laat de incasso dan storneren. Pech voor jou. Jij dacht je rekening betaald te krijgen, maar helaas.
  2. De consument vindt de incasso onterecht. En of zijn mening nu wel gerechtvaardigd is of niet, hij storneert de incasso en jij kan daar niets aan doen.
  3. Er was een technische storing op het moment van de incasso. Dat kan natuurlijk. Techniek is prachtig, maar het moet wel werken. Maar storingen komen helaas voor en dan kan er niet geïncasseerd worden.

Zomaar wat oorzaken op een rijtje die je vast allemaal bekend voorkomen. Helaas kan je zelf niets aan deze oorzaken doen. Het enige wat je wél kunt doen, is zorgen dat de informatie op de factuur klopt en de juist factuur naar de juiste consument gaat. Maar wat doe je als de incasso gestorneerd is? Hieronder delen we een aantal tips.

Richt een geautomatiseerd storneringsproces in

Voor het geval dat de incasso dan toch storneert, wil je een zo goed mogelijk storneringsproces hebben. Zonder overbodige drempels en handelingen. Maar met een hoog conversiepercentage. Data is hierin het sleutelwoord. Je hebt natuurlijk al data. Je hebt een naam, bedrag wat geïncasseerd moet worden, wellicht een e-mailadres en zelfs een telefoonnummer. Maar je wilt meer weten. Want afhankelijk van de oorzaak van de stornering wil je verschillende acties in gang zetten. Een responsformulier helpt je hierbij.

Een responsformulier is een unieke webpagina waar jouw consument een formulier in kan vullen. De link naar deze pagina verstuur je eenvoudig via ieder kanaal. Dat kan e-mail zijn, SMS of zelfs een geautomatiseerd spraakbericht. In het formulier kun je vragen stellen. Geef bijvoorbeeld aan dat de incasso gestorneerd is en vraag vervolgens wat hiervan de oorzaak is.

Als de consument dan aangeeft dat de incasso onterecht was, kun je geautomatiseerd handelingen laten verrichten. Bijvoorbeeld een taak aanmaken voor een collega om deze consument te bellen. Of automatisch een e-mail sturen met een uitleg waarom de incasso plaatsvond. Of….

Je kunt het eigenlijk zo gek niet verzinnen of het is mogelijk. Een proces wat realtime reageert op informatie die jouw consument ingeeft. Dat verhoogt de klantervaring. Sterker nog: dat kan een negatieve ervaring (een onterechte incasso) ombuigen in een positieve ervaring (excellente service). Dit is een heel eenvoudig voorbeeld van de toepassing van een responsformulier in combinatie met onze workflow-oplossing. Wil je hier meer informatie over ontvangen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.

share

Laat ons je meer vertellen!

AddComm
Whitepaper

AddComm maakt in een steeds complexere wereld klantcommunicatie simpel. We verbinden nieuwe technologieën aan bestaande om zo optimale klantcommunicatie te creëren. Benieuwd hoe je van jouw facturatieproces een krachtige klantbeleving maakt? Download dan onze whitepaper.

 

Download nu

AddComm