Voorkom achterstanden en storno’s: digitaliseer je huurincasso’s

Digitalisering: het staat bij veel woningcorporaties al jaren op de agenda. En er valt voor woningcorporaties dan vooral veel winst te behalen op het huurincasso-proces. Het digitaliseren van het huurincasso-proces zorgt namelijk voor minder achterstanden, minder storno’s en een hogere klanttevredenheid. Ben je benieuwd hoe AddComm dit aanpakt en wat de voordelen zijn van digitalisering en automatisering van het huurincasso-proces? In deze blog gaan we er dieper op in.

Vroegsignalering van mogelijke problemen

Het overgrote deel van de huurincasso’s verloopt zonder problemen. Juist bij het gedeelte waar zich wél problemen voordoen, is met digitalisering veel winst te behalen. Als er (mogelijk) een probleem ontstaat bij het innen van de huur, wil je dat zo snel mogelijk weten. Met vroegsignalering kun je daarop inspelen. Het analyseren van gedrag uit het verleden biedt hier aanknopingspunten voor.

Heeft iemand vaker de huur pas overgemaakt na een herinnering of aanmaning? Dan kun je hem een apart incassotraject bieden. Hetzelfde geldt voor een huurder met regelmatige storno’s. Iemand die de eindjes aan elkaar moet knopen en niet altijd voldoende geld op zijn rekening heeft staan, komt ook in aanmerking voor een apart incassotraject.

In de praktijk blijkt dat een woningcorporatie niet alleen aan vroegsignalering kan doen. Veel corporaties werken dan ook samen met gemeenten en schuldhulpverleningsorganisaties. Samen proberen zij op tijd hulp te bieden om probleemsituaties te voorkomen en/of niet uit de hand te laten lopen.

De customer journey: een eigen incassotraject

Segmentatie van groepen huurders en het aanbieden van aparte incassotrajecten, noemen we ook wel customer journeys. Oftewel klantreizen. Een customer journey kan uitstekend geautomatiseerd worden.

Volg een storno automatisch op met een SMS-bericht waarin een betaallink verwerkt is. Zo voorkom je een achterstand. En je biedt een hoge mate van betaalgemak, waardoor de huurder sneller zal betalen. Een storno zou zelfs voorkomen kunnen worden door drie dagen voor de incassodatum een herinneringsbericht te sturen. Zo geef je de huurder de mogelijkheid om voldoende saldo op zijn of haar rekening te zetten.

De mogelijkheden rondom een eigen incassotraject zijn eindeloos

Er zijn nogal wat mogelijkheden om het huurincasso-proces zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Veel komt aan op snelheid, gemak en nauwkeurigheid. Middelen die vaak ingezet worden, zijn onder andere:

• Betaallink: een betaallink in een e-mail of SMS biedt de huurder een hoge mate van gemak. Twee klikken en de huur is betaald. Met digitaal factureren van AddComm is het zelfs mogelijk om betaalregelingen aan te bieden of een e-mandate te verkrijgen via een betaallink.
• Geautomatiseerd spraakbericht: reageert een huurder slecht op een e-mail of SMS? Benader hem dan eens telefonisch via een geautomatiseerd spraakbericht. Er komt geen medewerker aan te pas en toch benader je de huurder via een bericht met een hoge attentiewaarde.

Door verschillende communicatiekanalen in te zetten, is de kans dat het bericht de huurder bereikt groter. De kunst is vervolgens om het juiste kanaal aan de juiste huurder te koppelen. Ook hierin kan segmentatie een grote rol spelen. Jonge huurders zijn gewend digitaal te communiceren, terwijl een ouder iemand wellicht liever een brief via de post wil. Deze communicatie-op-maat aanpak levert niet alleen een hogere respons op, maar het verbetert ook de klanttevredenheid.