Nooit meer een poststuk kwijt? Digitaliseer je inkomende post

Ben je weleens een poststuk kwijtgeraakt? Dan herken je ongetwijfeld de stress die dat met zich meebrengt. Want wat als het nu net een factuur of die ene belangrijke brief was? Dat wil je natuurlijk voorkomen! Als je als organisatie veel inkomende post moet verwerken, kan er altijd iets misgaan. Maar als je jouw post digitaal ontvangt, verminder je het aantal fouten of kwijtgeraakte poststukken aanzienlijk. Toch zijn heel veel bedrijven of consumenten nog niet zover. In deze blog vertellen we je graag hoe makkelijk het eigenlijk is om je post te digitaliseren én wat het je oplevert.

Hoe werkt het digitaliseren van binnenkomende post?

Om klaar te zijn voor de toekomst, helpt AddComm je graag bij het digitaliseren van je binnenkomende post. Hiermee vervang je de fysieke postkamer -of welke andere centrale plek je ingericht hebt voor het verwerken van inkomende post-. Alle post die binnenkomt wordt gescand, herkent en verwerkt. Die verwerking kan verschillende vormen hebben. Wordt een poststuk herkend als factuur? Dan zet onze software de factuur automatisch door naar jullie ERP-of boekhoudpakket. Is het een brief, gericht aan een specifieke medewerker? Dan kan het poststuk in een digitaal archief worden geplaatst. Hier krijgt de medewerker een notificatie van.

De voordelen van het digitaliseren van binnenkomende post

Het digitaliseren van inkomende post heeft een belangrijk efficiency voordeel. Ga maar na: in plaats van de post eerst tijdelijk op te slaan, vervolgens te sorteren en tenslotte rond te brengen, wordt de post nu automatisch gescand en afgeleverd. Geen opslag meer en geen postkarren die door het kantoor rondgereden hoeven te worden.

Voeg meta date toe aan je digitale post

Een ander groot voordeel is dat aan digitale post zogenaamde ‘meta data’ toegevoegd kan worden. Zo kan je bijvoorbeeld de auteur van een document toevoegen of het aantal pagina’s. Simpel gezegd geeft meta data dus extra informatie over je digitale post. Daardoor kun je in het online archief niet alleen zoeken op de naam van een document, maar ook bijvoorbeeld op de auteur.

Nog meer voordelen van digitale binnenkomende post

Andere voordelen van het digitaliseren van jouw binnenkomende postzijn het terugbrengen van de papierstromen in de organisatie, het verbeteren van de klantenservice door het sneller verwerken van de inkomende correspondentie én de bereikbaarheid van informatie. Zeker in deze periode van corona, waarin veel medewerkers thuiswerken, is het erg handig om je post digitaal afgeleverd te krijgen. Zo weet je zeker dat het op tijd de juiste persoon bereikt.

Digitaliseren van inkomende post inkomende post: hoe zit dat juridisch?

Het klinkt wel mooi; alle inkomende post digitaal. Maar hoe zit dat juridisch? Als je de inkomende post via ons laat digitaliseren, krijg je de beschikking over een online archief. Dit archief voldoet aan alle wet-en regelgeving met betrekking tot archivering. Je hoeft dus geen papieren archief meer aan te houden. De gescande documenten gelden als authentiek. Daarnaast is het online archiveren van je post ook erg veilig. Alle data worden opgeslagen in streng beveiligde datacenters in Europa en het archief beschikt over een uitgebreide rechten-en autorisatiestructuur. Zo hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de juiste informatie.