AddComm

BLOG

Nooit meer een poststuk kwijt? Digitaliseer je inkomende post

share

Ben je weleens een poststuk kwijtgeraakt? Dan herken je ongetwijfeld de stress die dat met zich meebrengt. Want wat als het nu net een factuur of die ene belangrijke brief was? Dat wil je natuurlijk voorkomen! Als je als organisatie veel inkomende post moet verwerken, kan er altijd iets misgaan. Maar als je jouw post digitaal ontvangt, verminder je het aantal fouten of kwijtgeraakte poststukken aanzienlijk. Toch zijn heel veel bedrijven of consumenten nog niet zover. In deze blog vertellen we je graag hoe makkelijk het eigenlijk is om je post te digitaliseren én wat het je oplevert.

Hoe werkt het digitaliseren van binnenkomende post?

Om klaar te zijn voor de toekomst, helpt AddComm je graag bij het digitaliseren van je binnenkomende post. Hiermee vervang je de fysieke postkamer -of welke andere centrale plek je ingericht hebt voor het verwerken van inkomende post-. Alle post die binnenkomt wordt gescand, herkent en verwerkt. Die verwerking kan verschillende vormen hebben. Wordt een poststuk herkend als factuur? Dan zet onze software de factuur automatisch door naar jullie ERP-of boekhoudpakket. Is het een brief, gericht aan een specifieke medewerker? Dan kan het poststuk in een digitaal archief worden geplaatst. Hier krijgt de medewerker een notificatie van.

De voordelen van het digitaliseren van binnenkomende post

Het digitaliseren van inkomende post heeft een belangrijk efficiency voordeel. Ga maar na: in plaats van de post eerst tijdelijk op te slaan, vervolgens te sorteren en tenslotte rond te brengen, wordt de post nu automatisch gescand en afgeleverd. Geen opslag meer en geen postkarren die door het kantoor rondgereden hoeven te worden.

Voeg meta date toe aan je digitale post

Een ander groot voordeel is dat aan digitale post zogenaamde ‘meta data’ toegevoegd kan worden. Zo kan je bijvoorbeeld de auteur van een document toevoegen of het aantal pagina’s. Simpel gezegd geeft meta data dus extra informatie over je digitale post. Daardoor kun je in het online archief niet alleen zoeken op de naam van een document, maar ook bijvoorbeeld op de auteur.

Nog meer voordelen van digitale binnenkomende post

Andere voordelen van het digitaliseren van jouw binnenkomende postzijn het terugbrengen van de papierstromen in de organisatie, het verbeteren van de klantenservice door het sneller verwerken van de inkomende correspondentie én de bereikbaarheid van informatie. Zeker in deze periode van corona, waarin veel medewerkers thuiswerken, is het erg handig om je post digitaal afgeleverd te krijgen. Zo weet je zeker dat het op tijd de juiste persoon bereikt.

Digitaliseren van inkomende post inkomende post: hoe zit dat juridisch?

Het klinkt wel mooi; alle inkomende post digitaal. Maar hoe zit dat juridisch? Als je de inkomende post via ons laat digitaliseren, krijg je de beschikking over een online archief. Dit archief voldoet aan alle wet-en regelgeving met betrekking tot archivering. Je hoeft dus geen papieren archief meer aan te houden. De gescande documenten gelden als authentiek. Daarnaast is het online archiveren van je post ook erg veilig. Alle data worden opgeslagen in streng beveiligde datacenters in Europa en het archief beschikt over een uitgebreide rechten-en autorisatiestructuur. Zo hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de juiste informatie.

Hulp nodig bij het digitaliseren van je document stromen? AddComm helpt!

AddComm helpt je graag bij het digitaliseren van inkomende post. Hier hoef je zelf geen dure software voor aan te schaffen. Laat in plaats daarvan jouw inkomende correspondentie afleveren bij AddComm. Dan zorgen wij er vervolgens voor dat de documenten gedigitaliseerd worden. Vervolgens wordt het document -door een geautomatiseerde workflow-in het online archief geplaatst. En ontvangt de juiste medewerker of afdeling een notificatie dat er een document klaarstaat.

We begrijpen ook dat de veiligheid van informatie hierbij essentieel is. Daarom beschikken we over diverse certificeringen, zoals ISO 9001enISO 27001.Op aanvraag kunnen we ook een ISAE 3402 type 2 verklaring overleggen. Wil je meer informatie over het digitaliseren van inkomende post? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

share

Laat ons je meer vertellen!

AddComm
Whitepaper

AddComm maakt in een steeds complexere wereld klantcommunicatie simpel. We verbinden nieuwe technologieën aan bestaande om zo optimale klantcommunicatie te creëren. Benieuwd hoe je van jouw facturatieproces een krachtige klantbeleving maakt? Download dan onze whitepaper.

 

Download nu

AddComm