Drie tips om jouw klantcommunicatieproces duurzamer in te richten

Zo gaat AddComm om met duurzaamheid

Duurzaamheid. Niet alleen een hot topic onder wereldleiders, maar zeker ook binnen AddComm. We creëren namelijk awareness over dit onderwerp bij al onze medewerkers door middel van enquêtes, gamification en kennistoetsen, zodat duurzaamheid écht onderdeel wordt van ons DNA en werk. In alle bedrijfsbeslissingen die we nemen vinden we steeds weer een goede balans tussen people, planet en profit. Dat begint al bij het feit dat we investeren in opleidingen en trainingen voor onze medewerkers, een elektrisch- en hybride wagenpark en het aanbieden van werkervaringsplekken. Deze verduurzamingen hebben er onder andere voor gezorgd dat we een ISO 14001 gecertificeerd Milieumanagement systeem hebben. Fira Sustainability voert al sinds 2012 jaarlijks een onafhankelijke duurzaamheidstoetsing uit voor ons. Hierdoor kunnen klanten en prospects ook controleren dat wij de MVO-aspecten, -effecten en -besparingen van onze bedrijfsvoering in kaart hebben gebracht, de MVO-prestaties monitoren en deze continue verbeteren.

Een greep uit de MVO-activiteiten van AddComm

Mens – Een van de speerpunten uit ons HR-beleid is vitaliteit; gelukkige en gezonde medewerkers vinden wij erg belangrijk. Dat begint al bij de werving van nieuwe collega’s; met het inzetten van onze assessmenttool krijgen wij inzicht in de drijfveren van de medewerker met als doel het beste uit de medewerker te halen en de medewerker duurzaam in te zetten. Iedere medewerker neemt zijn of haar drijfveren, verwerkt in een gegenereerd gedragsrapport, mee in de HR-cyclus waar ook veel aandacht is voor opleiding en ontwikkeling. Een ander voorbeeld van ons vitaliteitsbeleid is het dagelijks aanbieden van een uitgebreide, gezonde lunch en fruit én er kan in de inhouse gym -onder begeleiding van een personal trainer- onder werktijd gesport worden. Ook is er met een speciaal vitaliteitsprogramma aandacht voor onze 50+ medewerkers waarin we er samen voor zorgen dat iedereen duurzaam kan werken. Denk aan aangepaste werktijden en/of het creëren van andere functies. Er is een actief verzuim- en re-integratiebeleid en in de jaarlijkse RI&E wordt de veiligheid van de medewerker getoetst en geborgd.

Milieu – AddComm gaat voor groen. Op ons dak liggen sinds 2020 ruim 1850 zonnepanelen op het dak, waardoor we over zijn gegaan op 100% groene energie. Ook maken we al ruim vijf jaar gebruik van groen gas, waardoor we jaarlijks minstens 400 ton kg CO2-uitstoot besparen. We stimuleren digitale communicatieuitingen bij onze klanten, waardoor 50% van het totale volume (circa 250 miljoen doucmenten per jaar) sinds 2020 via digitale kanalen wordt verstuurd. Wordt er toch gekozen voor print? Dan maken we enkel gebruik van PEFC en FSC gecertificeerd papier. Als kantoorpapier hergebruiken we blanco (afval)papier van het productieproces. Wij zijn Platina lid van Paper for Paper. Dit houdt in dat al het vertrouwelijk archief papier wordt hergebruikt als hygiënepapier. Door het duurzame recycleproces worden bomen bespaard, reduceren we de afvalberg en wordt de uitstoot van CO2 verlaagd.

Maatschappij – Een belangrijk maatschappelijk MVO-aspect voor AddComm is Social Return. Wij hebben een Social Return doelstelling van een percentage van onze personeelskosten, dat jaarlijks wordt vastgesteld op grond van arbeidsmarktanalyse en analyse van opdrachtgevers. Hierbij maken wij gebruik van het bouwblokkenmodel zodat ook in ons Social Return beleid aandacht is voor diversiteit. Daarnaast sponseren we jaarlijks maatschappelijk betrokken initiatieven, zijn we een erkend SBB leerbedrijf en faciliteren we wekelijks trainingen van een lokale voetbalclub.

Meer weten over de MVO-activiteiten van AddComm? Bekijk hier ons volledige MVO-rapport.

Allemaal in actie voor een duurzame wereld

Het is niet niks: zorgen dat iedereen over de hele wereld -en dat zijn miljarden mensen- niet alleen wéten van de Sustainable Development Goals, maar ook meewerken aan het halen van de doelen. Maar nodig is het wel. Want zonder wereldwijde inzet op álle niveaus –van individu tot ngo en van bedrijfsleven tot overheid– komen we er niet. Gelukkig hoef je het niet helemaal zelf uit te vinden. AddComm helpt je graag bij het verduurzamen van jouw klantcommunicatieproces. Daarom hebben we drie tips op een rij gezet om zelf de eerste stappen te zetten in het verduurzamen van jouw klantcommunicatieproces.

Tip 1: Communiceer bij voorkeur digitaal en personaliseer fysieke communicatie

Wanneer digitale klantcommunicatie de basis vormt voor al jouw communicatie uitingen, zet je al een grote stap in het verduurzamen van jouw klantcommunicatieproces. Er gaat immers een stuk minder (bewerkt) papier de deur uit. Toch kan je niet alle klantcommunicatie digitaliseren. Niet iedereen is 24/7 online. Zo hebben ouderen nog steeds de voorkeur voor fysieke uitingen. Ga je alles digitaliseren, dan sluit je hen uit. Maak daarom op basis van een dataselectie een bewuste keuze welke doelgroep je fysiek blijft benaderen en pas daar je strategie op aan. Benader ze gepersonaliseerd, zodat je zeker weet dat de boodschap landt én zodat het ’t waard is om het via een iets meer milieubelastend kanaal te versturen.

Dé tip van onze proces- en kwaliteitsmanager Henja Dijkstra: “Sluit fysieke klantcommunicatie niet uit, maar doe het bewust en zo effectief en duurzaam mogelijk.”

Tip 2: Pas de PIANOo aanbesteding- en inkoopcriteria toe bij alles wat je fysiek doet

Zoals we eerder al zeiden, je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden om stappen te zetten in het verduurzamen van jouw bedrijf- en klantcommunicatieproces. Meerdere instanties, zoals de overheid, hebben hier al goed over nagedacht. Zo biedt PIANOo informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Dus ook op het moment dat je fysieke klantcommunicatie inzet, kan je bij hen terecht. Bekijk de door hen opgestelde geschiktheidseisen en selectiecriteria eens voor bijvoorbeeld papier, drukwerk en transport en bepaal welke jij van belang vindt. Door het recycle-icoontje aan alle fysieke uitingen toe te voegen maak je ontvangers bewust van het feit dat we ons samen moeten inzetten voor een duurzamere wereld. Zo weten ook zij dat ze het product kunnen recyclen en maak je de keten weer rond.

Dé tip van onze proces- en kwaliteitsmanager Henja Dijkstra: “Plaats een QR-code op een brief die verwijst naar een instructievideo met uitleg over het uniform pensioenoverzicht, in plaats van dat je een flyer met uitleg toevoegt aan de brief.

Tip 3: Ga het gesprek aan met je partners en ga op zoek naar ketenwinsten

Op het moment dat jij jouw klantcommunicatie uitbesteedt, is het belangrijk dat je het gesprek aan blijft gaan met partners en leveranciers. Kijk voor- en achteruit in de keten en ga het gesprek met elkaar aan voor gezamenlijke projecten en doelstellingen. Grote kans dat je dan samen tot nieuwe initiatieven en ideeën komt om de duurzaamheid binnen jouw organisatie of de keten te verbeteren. Vraag daarnaast ook naar de prestaties van je leveranciers, door een duurzaamheidsprestatiecheck bij leveranciers te doen op basis van een geverifieerde verklaring. Zo weet je zeker dat wat ze doen ze zo goed en zo duurzaam mogelijk doen, èn volgens de laatste wet- en regelgeving.

Dé tip van onze proces- en kwaliteitsmanager Henja Dijkstra: “Ga het gesprek aan met je partners en ga samen op zoek naar ‘verduurzamingswinsten’ binnen jullie samenwerking.”