Digitalisering huurincasso’s: voorkom achterstanden en storno’s

Voorkom achterstanden en storno’s door vroegsignalering en geautomatiseerde customer journeys. Flowize helpt je daarbij.

Digitalisering staat bij veel woningcorporaties al jaren op de agenda. Het huurincasso-proces is één van de kernprocessen voor woningcorporaties waar veel winst te behalen is. Digitalisering van het huurincasso-proces kan zorgen voor minder achterstanden, minder storno's en een hogere klanttevredenheid. In deze blog gaan we dieper in op de aanpak en voordelen van digitalisering en automatisering van het huurincasso-proces.

Vroegsignalering van mogelijke problemen

Het overgrote deel van de huurincasso's verloopt zonder problemen. Juist bij het gedeelte waar zich wel problemen voordoen, is met digitalisering veel winst te behalen. Als er (mogelijk) een probleem ontstaat bij het innen van de huur, wil je dat zo snel mogelijk weten. Met vroegsignalering kun je daarop inspelen. Het analyseren van gedrag uit het verleden biedt hier aanknopingspunten voor.

Heeft iemand vaker de huur pas overgemaakt na een herinnering of aanmaning? Dan kun je hem een apart incassotraject bieden. Hetzelfde geldt voor een huurder met regelmatige storno's. Iemand die de eindjes aan elkaar moet knopen en niet altijd voldoende geld op zijn rekening heeft staan, komt ook in aanmerking voor een apart incassotraject.

In de praktijk blijkt dat een woningcorporatie niet alleen aan vroegsignalering kan doen. Veel corporaties werken dan ook samen met gemeenten en schuldhulpverleningsorganisaties. Met elkaar proberen zij op tijd hulp te bieden om probleemsituaties niet uit de hand te laten lopen.

De customer journey: een eigen incassotraject

Segmentatie van groepen huurders en het aanbieden van aparte incassotrajecten noemen we ook wel customer journeys oftewel klantreizen. Een customer journey kan uitstekend geautomatiseerd worden.

Volg een storno automatisch op met een SMS-bericht waarin een betaallink verwerkt is. Zo voorkom je een achterstand en bied je een hoge mate van betaalgemak waardoor de huurder sneller zal betalen. Een storno kan wellicht zelfs voorkomen worden door drie dagen voor de incassodatum een herinneringsbericht te sturen. Zo geef je de huurder gelegenheid voldoende saldo op zijn rekening te zetten.

Er zijn nogal wat mogelijkheden om het huurincasso-proces zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Veel komt aan op snelheid, gemak en nauwkeurigheid. Middelen die vaak ingezet worden, zijn onder andere:

  • Betaallink: een betaallink in een e-mail of SMS biedt de huurder een hoge mate van gemak. Twee klikken en de huur is betaald. Met DigiAccept van AddComm is het zelfs mogelijk om betaalregelingen aan te bieden of een e-mandate te verkrijgen via een betaallink.
  • Geautomatiseerd spraakbericht: reageert een huurder slecht op een e-mail of SMS? Benader hem dan eens telefonisch via een geautomatiseerd spraakbericht. Er komt geen medewerker aan te pas en toch benader je de huurder via een bericht met een hoge attentiewaarde.

Door verschillende communicatiekanalen in te zetten, is de kans dat het bericht de huurder bereikt groter. De kunst is vervolgens om het juiste kanaal aan de juiste huurder te koppelen. Ook hierin kan segmentatie een grote rol spelen. Jonge huurders zijn gewend digitaal te communiceren terwijl een ouder iemand wellicht liever een brief via de post wil. Deze communicatie-op-maat aanpak levert niet alleen een hogere respons op, maar verbetert ook de klanttevredenheid.

Maar... daar heb ik toch de IT-afdeling voor nodig?

Dat komen we in de praktijk vaak tegen. Managers in woningcorporaties die graag per WhatsApp zouden communiceren met hun huurders. Of een huurincasso automatisch opvolgen met een herinnering. Maar nieuwe kanalen toevoegen en geautomatiseerde customer journeys bouwen, kost de IT-afdeling veel tijd. Tijd die vaak beperkt is. AddComm biedt daar een oplossing voor met het platform Flowize.

Flowize is een low-code SaaS-platform waarmee je zelf via ieder kanaal kunt communiceren. Je beheert zelf de templates en de content en via de krachtige workflow-editor bouw je zelf het proces. Door het open karakter van Flowize, kan het systeem bovendien informatie ontvangen én teruggeven aan de systemen binnen de organisatie. Zo werkt Flowize bijvoorbeeld uitstekend samen met het veelgebruikte Dynamics Empire. Meer weten over Flowize voor woningcorporaties? Vraag vrijblijvend een demo aan door één van onze consultants.

Demo Flowize voor woningcorporaties

Vraag vrijblijvend een demo aan van het omnichannel communicatieplatform Flowize door één van onze consultants.

Demo Flowize