Digitaliseren van inkomende post: nooit meer een poststuk kwijt

Ben je wel eens een poststuk kwijtgeraakt? Dan herken je ongetwijfeld de stress die zich dan van je meester maakt. Een factuur of een belangrijke brief; als je als organisatie veel inkomende post te verwerken krijgt, kan er wel eens iets mis gaan. Het zou veel makkelijker zijn als je alle post digitaal zou ontvangen. Maar helaas zijn niet alle bedrijven of consumenten zover. De oplossing is het digitaliseren van inkomende post met een digitale postkamer. In deze blog lees je er meer over.

Hoe werkt een digitale postkamer?

Je herkent het misschien nog wel van vroeger: in grotere bedrijven had je een aparte postkamer waar alle poststromen verwerkt werden. In kleinere bedrijven gebeurde dit vaak bij de receptie. Vaak is dat nog steeds het geval.

Een digitale postkamer vervangt de fysieke postkamer of welke andere centrale plek je ingericht hebt voor het verwerken van inkomende post. Alle post die binnenkomt wordt gescand, herkent en verwerkt. Die verwerking kan verschillende vormen hebben. Het kan zijn dat het poststuk wordt herkent als een factuur. Dan kan de software deze automatisch doorzetten naar het ERP- of boekhoudpakket. Is het een brief, gericht aan een specifieke medewerker? Dan kan het poststuk in een digitaal archief worden geplaatst waar de medewerker een notificatie van krijgt.

Digitaliseren van inkomende post: hoe zit dat juridisch?

Het klinkt wel mooi, alle inkomende post digitaal, maar hoe zit dat juridisch? De digitale postkamer beschikt over een online archief. Dit archief voldoet aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot archivering. Je hoeft dus geen papieren archief meer aan te houden. De gescande documenten gelden als authentiek.

Bovendien is het ook erg veilig. Alle data wordt opgeslagen in streng beveiligde datacenters in Europa en het archief beschikt over een uitgebreide rechten- en autorisatiestructuur. Zo hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de juiste informatie.

De voordelen van een digitale postkamer

Digitaliseren van inkomende post door een digitale postkamer heeft een belangrijk efficiency voordeel. Ga maar na: in plaats van de post eerst tijdelijk op te slaan, vervolgens te sorteren en tenslotte rond te brengen, wordt de post in de digitale postkamer gescand en afgeleverd. Geen opslag meer en geen postkarren die door het kantoor rondgereden hoeven te worden.

Daarnaast is een groot voordeel dat aan digitale post zogenaamde metadata toe te voegen is. Metadata is eigenlijk data die iets over de data van de digitale post zegt. Dat klinkt een beetje omslachtig maar denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van de auteur van een document of het aantal pagina’s. Dat is metadata. Het geeft extra informatie over de digitale post. Daardoor kun je in het online archief niet alleen zoeken op de naam van een document, maar ook bijvoorbeeld op de auteur.

Andere voordelen van de digitale postkamer zijn het terugbrengen van de papierstromen in de organisatie, het verbeteren van de klantenservice door het sneller verwerken van de inkomende correspondentie en de bereikbaarheid van informatie. Zeker in deze periode van Corona waarin veel medewerkers thuiswerken, is het erg handig om je post digitaal afgeleverd te krijgen.

Wij helpen je documentstromen te digitaliseren

Met de Digitale Postkamer en het Online Archief van AddComm helpen we je bij het digitaliseren van inkomende post. Daarvoor hoef je niet zelf dure software aan te schaffen. In plaats daarvan laat je jouw inkomende correspondentie afleveren bij AddComm. Onze geavanceerde scan-en-herken-software zorgt voor het digitaliseren van het document. Door een geautomatiseerde workflow wordt het document vervolgens in het online archief geplaatst waarna de juiste medewerker of afdeling een signaal krijgt dat er een document klaarstaat.

We begrijpen dat de veiligheid van informatie hierbij essentieel is. Daarom beschikken we over diverse certificeringen, zoals ISO 9001, ISO 27001 en op aanvraag kunnen we ook een ISAE 3402 type 2 verklaring overleggen. Wil je meer informatie over het digitaliseren van inkomende post? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Meer informatie over het digitaliseren van inkomende post?

Meer weten over het digitaliseren van inkomende post? Neem vrijblijvend contact met ons op.

T. 033 - 454 9000 | E. info@addcomm.nl