3 Manieren om te besparen op kosten voor printen en verzenden

Waarom zou je nog zelf je documenten printen en verzenden?

besparen-kosten-printen-verzenden-uitbesteden

Als organisatie doe je al veel digitaal. Je mailt, je appt en misschien gebruik je zelfs Slack. Maar af en toe moet er ook iets geprint en verzonden worden. Meestal is dat centraal geregeld. Grote bedrijven hebben een postkamer, bij het MKB zorgt de receptioniste dat de post op de bus gedaan wordt. Je moet wel zelf printen en de documenten in de enveloppe doen. En niet vergeten: er moet ook een postzegel op. Weet je nog waar ze liggen?

Het mag duidelijk zijn: printen en verzenden is voor kleinere bedrijven niet erg efficiënt. Een document printen en verzendklaar maken kost al gauw een paar minuten. Bovendien moeten die postzegels regelmatig worden aangeschaft, moet de receptioniste langs de brievenbus rijden en, niet te vergeten, die dure printer moet ook onderhouden worden. Het hele proces brengt op jaarbasis nogal wat kosten met zich mee. Dat moet anders kunnen. In deze blog lees je 3 manieren om te besparen op kosten voor printen en verzenden.

Besparen op je printkosten

Natuurlijk heb je een goede printer staan. Dat ding moet het immers gewoon doen als het nodig is. Daar wil je geen gedoe mee. En hij moet ook documenten kunnen scannen en verzenden. En kopiëren. Kortom: je hebt een goede printer aangeschaft. Maar: zijn er geen betere op de markt? Kun je geen zuinigere printer aanschaffen? Eentje die minder inkt verbruikt en minder onderhoud nodig heeft?

Waarschijnlijk wel. Er zijn genoeg partijen op de markt die de nieuwste printers aanbieden en je perfect kunnen voorrekenen hoeveel je daarmee gaat besparen. Natuurlijk zijn dat niet de goedkoopste printers. Maar dat moet je zien als een investering, zal de vertegenwoordiger zeggen. De kosten gaan tenslotte voor de baten uit. Hij heeft vast gelijk. Na een aantal jaren zul je beetje bij beetje gaan besparen op je printkosten. En natuurlijk is het ook mogelijk een printer te leasen, maar dan zit je weer vast aan een contract met leasekosten. En je moet alsnog zelf voor het papier zorgen. Is dat wat je wilt?

Besparen op je verzendkosten

Naast de printkosten, zijn er echter ook nog de verzendkosten. Je kunt een nieuwe printer aanschaffen waarmee je bijvoorbeeld kan besparen op inkt, maar je verzendkosten blijven hetzelfde. Je bent nog net zoveel tijd kwijt aan het verzendklaar maken van de documenten en ze daadwerkelijk op de bus doen. Maar daar kun je natuurlijk ook op besparen.

Misschien weet je het in je achterhoofd wel: je kunt vast wel besparen op je portokosten. Met even zoeken kun je zo partijen vinden die collectief inkopen waardoor je korting krijgt op je verzendkosten. Een directe manier van besparen, je bent er alleen niet aan toegekomen. Misschien toch wel handig om even te doen. En als je dat dan ook nog eens combineert met een nieuwe printer, dan bespaar je al snel op je print- en verzendkosten. Beter wordt het niet, toch?

Online printen en verzenden

Het kan nog beter. Er is namelijk nog een derde manier om te besparen op de kosten voor printen en verzenden. En dat is door online te printen en verzenden. AddComm heeft hier een oplossing voor ontwikkeld. We noemen het de AddComm PrinterDriver: een eenvoudig programma waarmee je al je documenten kunt laten printen op locatie bij AddComm.

Je hoeft dus geen nieuwe, zuinigere printer aan te schaffen, je kunt je oude verkopen of in ieder geval het aantal printers op kantoor terugbrengen. Bovendien profiteer je van onze samenwerking met diverse postverzenders. Je lift dus mee op de korting die wij krijgen door de hoge aantallen post die wij verzenden (meer dan 200 miljoen poststukken per jaar!).

Samenwerking tussen print en digitaal

De mogelijkheid om online te laten printen en verzenden is overigens niet uniek. Er zijn meer aanbieders met soortgelijke dienstverlening. Daarom gaan we bij AddComm nog een stap verder. We laten de fysieke communicatiestromen samenwerken met digitale communicatie.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om je geprinte documenten direct te laten opslaan in onze cloud-omgeving waarna we het document ook kunnen presenteren in je eigen front-end applicaties. Of kies ervoor om je communicatie zoveel mogelijk te digitaliseren, via e-mail, SMS, de Berichtenbox van MijnOverheid of andere kanalen. En als het bericht dan echt niet aankomt, dan kun je terugvallen op print. Zo helpen we je niet alleen kosten te besparen op printen en verzenden, maar ook je communicatie te digitaliseren.

Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op via 033 - 454 9000 of vraag een demo aan van AddComm PrinterDriver.

Meer weten?
Wij reageren
binnen 24 uur.

Of. Bel mij terug.